Wir sind seit 2001 (ja) digitalisiert. Die ersten Anfänge waren das Scannen eingehender Dokumente, und die Nutzung des neuen "Kopierers", der über einen Netzwerkanschluss verfügte, als Multifunktionsgerät. Heute ist das üblich, damals war es Neuland.
Im Laufe der Jahre entwickelten sich verschiedene Nutzungsmöglichkeiten, die von uns bevorzugte Plattform für digitalen Workflow in Zusammenarbeit mit Mandanten ist Datev Unternehmen Online (Datev UO).
Als erstes melden wir uns bei der Datev online (browserbasiert) an.
Es werden verschiedene Optionen angeboten, SmartLogin ist eine Authentifizierung über QR-Code mit Smartphone (vergleichbar Foto-TAN). Man tendiert weniger dazu sein Smartphone zu vergessen oder zu verlegen.
Wir wählen als ersten Einstieg die "Startseite Belege" aus, um zu sehen ob und was an Belegen neu vorhanden ist, nach anderen Belegen zu suchen, kurz, in die digitale vollständige Belegablage des Unternehmens zu gelangen.
Das System zeigt uns jetzt, dass Lieferantenrechnungen (in unserem Musterfall erst mal nur eine) zu erfassen sind.
Eine klassische Methode ist das Hochladen aus der Explorer-Oberfläche des Betriebssystems, wo sie - wie auch immer - "gelandet" sind. Meist geschieht dies durch entweder Scannen in einen Ordner, oder Speichern aus einer eMail heraus.
Moderner ist es, die Rechnungen per e-Mail zu erhalten, und zwar direkt an eine von der Datev vorgegebene Adresse, die mit einer persönlichen "Rechnungsemail" verbunden werden kann, also z.B.
rechnungsemail at ihredomain.xyz
In diesem Fall haben Sie keinen weiteren Aufwand, eine Rechnung in das Buchhaltungssystem einpflegen zu müssen. Jede Rechnung landet automatisch bei der Datev, und Sie werden darüber informiert dass neue Belege vorhanden sind.
Jeder verfügt heute über ein modernes Smartphone/Tablett, das über die Datev-App "Upload mobil" das Scannen und Hochladen von Papierdokumenten ermöglicht. Wir haben eine Musterrechnung gedruckt, und "wie im echten Leben" abgescannt.
Das Smartphone sagt einem auch gleich was nicht passt.
Wie man sieht werden die hochgeladenen (oder auch automatisch eingegangenen) Belege aufgelistet, und zur weiteren Bearbeitung wahlweise im Belegmodul oder auch im Kassenmodul angeboten
Die Lieferantenrechnung wird bearbeitet. Soweit erkennbar (OCR) werden die Informationen die auf der Rechnung angegeben sind, ausgelesen, und automatisch vorerfaßt. Zu einem erheblichen Prozentsatz funktioniert die automatische Vorerfassung sehr gut, das hängt von der Qualität der Rechnung ab. Generell kann man von einer Erkennungsquote von über 80% ausgehen. Vorbelegt werden im Optimalfall
Man sieht schön dass die grünen Felder erkannt wurden; das orange Feld ist zu prüfen
Die grünen vorbelegten Felder korrespondieren mit dem vorherigen Bild; da keine Zahlungsbedingungen zu diesem Mustermananten definiert sind, wurde eine fiktive Skontogewährung gewählt, der Betrag und das Fälligkeitsdatum ohne Skonto wurde automatisch ausgefüllt.
Das System hat die hochgeladene Rechnung ausgelesen, und die ausgefüllten Parameter automatisch erkannt, nämlich
Da es sich um eine Musterrechnung in einem alten Musterbestand handelt, fehlt es an einigen Informationen.
So ist kein Geschäftspatner-Konto (Kreditoren) und keine Kundennummer vorhanden.
Im "erweiterten Modell" würde hier noch die Information für die Buchhaltung erfasst werden, Gegenkonto und Kontobezeichnung (entweder man sucht nach Konto, oder nach Kontenbezeichnung)
Dieses Modell wird nur für versierte Teilnehmer freigeschaltet. Es setzt voraus dass eine sachkundige Buchhaltung "inhouse" möglich ist, dafür ist der Ablauf dann noch weiter konzentriert.
Oben sehen Sie die Option: Überweisung erstellen.
Das System hat aus den automatisch erkannten oder hinterlegten Informationen (Bankverbindung; Zahlungsmodalitäten) in diesem Fall einen Skonto berechnet, den korrekten Überweisungsbetrag ermittelt, ein Fälligkeitsdatum für den Fall der Nichtausnutzung des Skonto festgestellt, und einen Überweisungsvorgang im Zahlungsverkehr ausgelöst.
Klickt man auf die Option "Überweisung ausführen" gelangt man in das Modul Zahlungsverkehr/Bankanwendung. Dort legitimiert man sich wie aus anderen Systemen bekannt, und führt die Zahlungsvorgänge (es können natürlich mehr sein, Zahlungen und auch Lastschriften) aus.
Hierin liegt der etablierte und zwingend einzuhaltende Ablauf. Zahlungen dürfen nur noch durch die Erfassung der Belege und Bereitstellung an die Bank in diesem System erfolgen. Dann, aber auch nur dann, werden die Belegbilder dem Zahlungsvorgang zugeordnet, der Beleg wird mit den Bearbeitungsvermerken "bezahlt" und "gebucht" versehen (sofern dann geschehen), und ist mit einem Blick auch in der Bankübersicht an den Symbolen in seinem Bearbeitungszustand erkennbar.
Die Belegübersicht lässt eine Vielzahl sehr angenehmer und effektiver Such- und Auswahlfunktionen zu. Über den gesamten Datenbestand hin können Rechnungen nach den hier erkennbaren Optionen gesucht (und damit auch gefunden) werden.
In der Schnellsuche können Sie nach Lieferantennamen, Beträgen, Daten, oder sonstigen in der Rechnung enthaltenen Informationen suchen.
Was hat mir denn die Firma Holzhandel bisher berechnet?
Der Betrag von 731,50 Euro sagt mir im Moment nichts, an wen ging das denn?
Welche Rechnungen sind noch nicht bezahlt?